We beginnen klein en laagdrempelig: bij de e-mail en de simpele, terugkerende vragen die je team dagelijks herhaalt — status, garantie, retour, afspraken. Die worden direct opgepakt, zodat je mensen tijd overhouden voor de gesprekken die er écht toe doen. Een volwaardige telefoonagent kan later, als je eraan toe bent — dat bewezen we al bij een e-bikefabrikant. Slimme assistenten die weten wanneer een mens het over moet nemen.
Herken je het patroon — dag in, dag uit dezelfde tien vragen over status, garantie, retour of een afspraak? Dan werkt dit voor jou. Zo ingewikkeld hoeft het niet te zijn. In de Nederlandse maakindustrie voelen we ons het meest thuis en hebben we het meeste bewezen, maar het principe geldt net zo goed daarbuiten:
Garantie- en retourflow, dealerlocator, accu- en serviceafspraken, status van bestelling of reparatie. Inclusief koppeling met je dealer- en werkplaatssysteem.
Capaciteits- en laadklachten, BMS-uitlezing, garantie- en retourprocedures, veiligheids- en certificeringsvragen, installatiehulp. Geverifieerde antwoorden uit je eigen documentatie en testdata.
Webshop, groothandel, installateur of dienstverlener — overal waar dezelfde vragen over status, facturen, afspraken of retouren blijven terugkomen, past dezelfde aanpak. We beginnen bij wat het meeste tijd kost.
Onder de motorkap zit steeds dezelfde bouwsteen: een laag die om je systemen heen zit en automatiseert wat te automatiseren valt — of het nou facturen zijn of automatisch de telefoon beantwoorden.
Het echte product zit onder de motorkap: een deterministische laag die om je systemen heen zit en betrouwbaar uitvoert wat je maar wilt automatiseren. Daarbovenop komen de kanalen — we beginnen laagdrempelig bij e-mail en het simpele, repetitieve werk, en breiden uit richting telefonie zodra je eraan toe bent. Alles wat aandacht verdient gaat netjes door naar je team.
Onze kern: een eigen server die om je cruciale systemen heen zit — ERP, webshop, CS-systeem, e-mail. Strikte, voorspelbare uitvoering op alleen geverifieerde input. Hiermee automatiseren we wat te automatiseren valt, van een factuur tot een garantiecheck op serienummer. De kanalen erboven praten; deze laag doet.
Waar we meestal beginnen: een agent die inkomende mails categoriseert, beantwoordt waar mogelijk, of escaleert met volledige context — elke mail krijgt een eigenaar of een antwoord.
De AI weet wanneer een mens nodig is — en zet warm door naar de juiste collega, mét een korte samenvatting. De klant vertelt z'n verhaal één keer, je collega heeft de complete context bij de hand.
De agent traint op je eigen handleidingen, FAQ's en historische tickets. Antwoorden zijn altijd in lijn met jouw beleid, productinformatie en tone-of-voice.
Alles wordt netjes vastgelegd in je bestaande CRM of ticketsysteem. Gorgias, Zendesk, HubSpot, Odoo — wij koppelen het.
Voor wie er klaar voor is: een telefonische agent die natuurlijk klinkt, doorvraagt wanneer nodig, en complexe vragen netjes doorzet naar de juiste collega. Geen verplichte eerste stap — wél waar het naartoe kan groeien. Bij een e-bikefabrikant draait dit al live.
De grootste valkuil van AI in customer service is dat de agent dingen verzint. Een verzonnen track & trace-link, een fictief retourbeleid, een prijs die afwijkt van wat in je systemen staat — onbruikbaar.
Daarom bouwen wij twee lagen. Een conversatielaag waar de agent natuurlijk praat en luistert. En daaronder een deterministische actielaag die alleen écht bestaande, geverifieerde acties uitvoert via API-koppelingen met jouw business tools.
De track & trace die de agent doorgeeft, komt rechtstreeks uit PostNL. De voorraad die hij aangeeft, komt uit je voorraadsysteem. Het ticket dat hij belooft, wordt ook echt aangemaakt in je CRM — anders rondt het gesprek pas af zodra dat lukt.
De paradox van moderne customer service: hoe meer je automatiseert, hoe meer ruimte er ontstaat voor échte aandacht. Mits je het op de juiste plek doet.
De AI vangt het simpele, terugkerende werk op — of dat nu een mail of een telefoontje is — en zet door zodra het complex wordt. De klant komt bij een mens vanaf het moment dat het ertoe doet, in plaats van na zeven minuten wachten of drie dagen op antwoord.
De simpele, herhalende vragen worden direct afgehandeld. Wel meer tijd voor de klant met een complexe kwestie, de vraag waar echte kennis voor nodig is, en het soort gesprek waar je mensen ooit voor zijn aangenomen.
Wanneer er wordt overgedragen, krijgt je collega een samenvatting van het gesprek, klantgegevens, eerdere bestellingen — alles. De klant vertelt z'n verhaal één keer.
Tien vragen per dag of duizend — je service blijft persoonlijk waar het persoonlijk moet, en efficiënt waar het kan. Je team blijft rustig, je inbox blijft op orde.
Het begint met advies, niet met code. We duiken eerst in je klantcontact en je processen: waar schuurt het, wat kún je automatiseren en wat kun je beter menselijk houden. Soms is dat advies op zichzelf al de grootste winst; vaak volgt daarna een oplossing die we mét je team bouwen — hun kennis als startpunt. Korte iteraties in plaats van een zes-maanden traject, stap-voor-stap uitrol in plaats van alles-of-niets.
We praten met je team, kijken mee in je processen en systemen, en zien waar tijd verdwijnt. Je krijgt een eerlijk advies: wat AI hier oplevert, wat het juist níét moet doen, en wat we menselijk laten. Ook als de conclusie is: nog even niet automatiseren.
De agent leert van jouw kennisbank, jouw tone-of-voice en jouw historische gesprekken. Korte iteraties met testcalls, je team geeft feedback, we slijpen tot het klopt.
Eerst op één lijn of segment, met je team als vangnet. Wat goed werkt schalen we op, wat haperen we passen aan. Maandelijks samen evalueren.
Volledig transparant, volledig overdraagbaar. Jullie krijgen toegang tot de code, de configuratie en de servers waar het op draait. Wij blijven de technische partner — zo lang jullie ons nodig hebben.
Een eigen omgeving — eigendom van jullie. Eigen server, eigen code-repository, eigen integraties, afgestemd op jouw tools en processen.
Wij doen het complexe onderhoud — modelupdates, monitoring, security patches. Jullie team krijgt toegang tot een interne tool waarmee ze gespreksflows, antwoorden en escalatieregels zelf kunnen aanpassen.
Op elk moment kunnen jullie het beheer naar je eigen team trekken, of naar een andere partij. Documentatie, broncode en kennisoverdracht staan klaar. Wij werken volledig mee aan de overdracht.
Voor PHATFOUR (e-bikefabrikant) bouwden we een meertraps voice-agent met vijf gespecialiseerde flows: support — met automatische splitsing tussen garantie en werkplaats-service — verzending, sales, dealer en een catch-all voor overig. De router luistert, classificeert in seconden, en handelt simpele zaken (bestelstatus, openingstijden, garantievoorwaarden) direct af.
Onder de gesprekslaag zit een deterministische actielaag die echte API-calls doet naar Odoo (framenummer- en garantiechecks), Gorgias (tickets, tags en mail-macro's) en WhatsApp voor klantcommunicatie. Alleen geverifieerde data uit live systemen — wat de agent zegt, komt rechtstreeks uit jouw systemen.
Na elke call wordt automatisch een Gorgias-ticket aangemaakt mét B2C- of B2B-routering al ingevuld, op basis van of een consument of een dealer belt. Tegelijk krijgt de klant een WhatsApp; zodra die het e-mailadres terugstuurt, kiest het systeem zelf de juiste van zeven mail-templates en stuurt direct de bevestiging op pad — service-afspraak, garantieclaim, sales-opvolging of dealer-melding.
Voor alles wat een mens nodig heeft — een twijfelende koper, een complexe garantieclaim, een technisch probleem dat productkennis vraagt — gebeurt een warm transfer naar de juiste collega, mét complete context. Of een WhatsApp-callback wanneer de klant later wil terugbellen.
Vul het formulier in, dan plannen we samen een vrijblijvend kennismakingsgesprek op een moment dat jou uitkomt. We luisteren naar jouw situatie en geven een eerlijk beeld van wat AI voor jouw bedrijf realistisch kan opleveren.
