Privacy­verklaring.

Wie zijn wij

Bright Digital Minds B.V. (hierna: BDM, "wij" of "ons") ontwikkelt AI-aangedreven klantenservice-oplossingen voor zakelijke opdrachtgevers. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je onze website brightdigitalminds.com bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten — en wat wij daarmee doen.

Twee rollen, twee verklaringen

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee situaties:

• Wanneer je onze website bezoekt of zelf contact met ons opneemt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring is dan op jou van toepassing.
• Wanneer wij in opdracht van een klant van ons (bijvoorbeeld een webshop of dienstverlener) hun klantenservice afhandelen, zijn wij verwerker. De privacyverklaring van die organisatie is dan op jou van toepassing — niet deze.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Wanneer je onze website bezoekt

• IP-adres en algemene technische gegevens (browsertype, besturingssysteem, schermresolutie)
• Bezochte pagina's en tijdstippen, voor functionele en analytische doeleinden
• Verwijzende URL (van welke website je bij ons bent gekomen)

Wanneer je contact met ons opneemt

• Naam en bedrijfsnaam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Inhoud van het bericht of gespreksverslag
• Eventuele aanvullende gegevens die je zelf met ons deelt

Wanneer wij een opdracht voor je uitvoeren

• Contactgegevens van betrokken medewerkers
• Factuur- en betalingsgegevens
• Inhoudelijke werkgerelateerde communicatie

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

Wij gebruiken je persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en het opvolgen van contactaanvragen
• Het uitbrengen van offertes en het uitvoeren van overeenkomsten
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaartermijnen
• Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik

Op welke grondslag verwerken wij gegevens

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) baseren wij ons op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst — bij het leveren van onze diensten aan opdrachtgevers
• Gerechtvaardigd belang — voor de werking en beveiliging van onze website en het opvolgen van zakelijke contactaanvragen
• Wettelijke verplichting — voor administratieve en fiscale doeleinden
• Toestemming — wanneer dit expliciet aan je gevraagd is, bijvoorbeeld voor specifieke marketinguitingen

Hoe lang bewaren wij je gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactaanvragen zonder vervolg: 12 maanden
• Klantcommunicatie en offertes: gedurende de samenwerking en tot 24 maanden daarna
• Facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Website-loggegevens: maximaal 30 dagen voor functionele doeleinden

Met wie delen wij gegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, behalve in de volgende gevallen:

• Met dienstverleners die wij inschakelen voor onze bedrijfsvoering (zoals hostingpartijen, e-mailproviders en boekhoudsoftware), waarmee wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten
• Wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel)
• Met expliciete toestemming van jou

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de EER

Voor sommige diensten maken wij gebruik van leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld voor LLM-technologie. In dat geval zorgen wij voor een passend beschermingsniveau via:

• Het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de leverancier hieronder gecertificeerd is
• Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie
• Aanvullende technische maatregelen zoals encryptie en pseudonimisering waar mogelijk

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking- of analysescripts van derden. Lettertypes (Inter, Fraunces) worden vanaf onze eigen server geserveerd; er wordt geen verbinding gemaakt met externe CDN's tijdens jouw bezoek.

Het contactformulier op deze website verstuurt jouw invoer rechtstreeks via jouw eigen mailprogramma naar info@brightdigitalminds.com. Er wordt niets op onze server opgeslagen vóór verzending.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Recht op inzage — je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken
• Recht op rectificatie — je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — je kunt onder voorwaarden vragen om verwijdering
• Recht op beperking — je kunt onder voorwaarden vragen om beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit — je kunt een digitale kopie van je gegevens opvragen
• Recht van bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken — wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd

Je kunt je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@brightdigitalminds.com. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek. Ter verificatie kunnen wij je vragen om je identiteit aan te tonen.

Beveiliging

Wij nemen de bescherming van je persoonsgegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze maatregelen omvatten onder andere encryptie tijdens transport en opslag, toegangsbeheer op basis van need-to-know, en periodieke beveiligingsreviews.

Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@brightdigitalminds.com — wij gaan graag met je in gesprek om er samen uit te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief, bijvoorbeeld via e-mail.